E-faktura w branży TSL

E-fakturowanie w branży TSL – oszczędność czasu i pieniędzy czy nowe wyzwania dla Twojej firmy? Przygotuj się na wprowadzenie obowiązku dzięki czemu unikniesz błędów wdrożeniowych.

W dzisiejszych czasach technologia cyfrowa odgrywa kluczową rolę we wszystkich dziedzinach życia, w tym również w branży transportu, spedycji i logistyki (TSL). Jednym z najważniejszych aspektów rozwoju technologicznego w tej dziedzinie jest e-fakturowanie. E-faktura to elektroniczna forma faktury, która zastępuje tradycyjne dokumenty papierowe. Wprowadzenie e-fakturowania w branży TSL przynosi wiele korzyści, takich jak oszczędność czasu i pieniędzy, jednak wiąże się również z pewnymi wyzwaniami i koniecznością odpowiedniego przygotowania się na wprowadzenie tego obowiązku. W tym artykule omówimy zarówno korzyści, jak i potencjalne problemy związane z e-fakturowaniem w branży oraz przedstawimy praktyczne wskazówki, jak uniknąć błędów wdrożeniowych.

E-faktura – jakie korzyści przynosi?

Z licznych korzyści wprowadzenia e-faktur najważniejszymi są oszczędność czasu i pieniędzy. Badanie przeprowadzone przez Aberdeen Group wykazało, że firmy z branży TSL, które wdrożyły e-fakturowanie, odnotowały znaczący wzrost efektywności operacyjnej. Firmy te miały o 20% krótszy czas przetwarzania faktur, o 30% mniejsze koszty przetwarzania i o 40% wyższą dokładność faktur w porównaniu do firm, które nadal korzystały z tradycyjnych faktur papierowych. Natomiast badania wykonywane corocznie przez Europejski Monitor Elektronicznych Obrotów Gospodarczych (EESPA) dotyczące korzyści e-fakturowania w różnych sektorach wyraźnie wskazują, że firmy w branży TSL, które wprowadziły e-fakturowanie, odnotowały średnio 60% oszczędność czasu i 50% oszczędność kosztów związanych z ich przetwarzaniem.

Automatyzacja procesu generowania, wysyłania i odbierania faktur elektronicznych eliminuje potrzebę drukowania, wysyłania pocztą, ręcznego przetwarzania i archiwizacji dokumentów papierowych. Wystawienie i wysłanie elektronicznej faktury odbywa się zwykle w prosty sposób, poprzez dedykowane oprogramowanie lub platformę internetową, co eliminuje konieczność drukowania, skanowania i wysyłania dokumentów papierowych. Ponadto, e-faktura może być natychmiast dostarczana do odbiorcy, co przyspiesza cały proces rozliczeniowy.

Według raportu Komisji Europejskiej e-fakturowanie jest bardziej ekologiczne i może przyczynić się do znacznych oszczędności, ponieważ ogranicza zużycie papieru i zasobów naturalnych. Szacuje się, że każdego roku w Europie generuje się około 30 miliardów faktur, co wymaga ogromnych zasobów drzewnych i zużywa dużą ilość wody. Przejście na e-fakturowanie może zatem przyczynić się do ochrony lasów, zmniejszenia wycinki drzew i oszczędności wody. Przykładowo, wysłanie i przetworzenie jednej e-faktury generuje około 70-90% mniejsze emisje CO2 niż tradycyjna faktura papierowa (na podstawie badań Carbon Trust).

Wyzwania wynikające z wprowadzenia e-faktur

Mimo licznych korzyści, wprowadzenie e-fakturowania w branży TSL wiąże się również z pewnymi wyzwaniami i koniecznością odpowiedniego przygotowania. Jednym z najważniejszych aspektów jest zapewnienie zabezpieczenia danych i zabezpieczeń systemowych. Przesyłanie i przechowywanie elektronicznych faktur wymaga stosowania odpowiednich mechanizmów bezpieczeństwa, takich jak szyfrowanie danych, uwierzytelnianie dwuskładnikowe i chronione protokoły komunikacyjne. Firmy muszą również zwrócić uwagę na ochronę swoich systemów przed atakami cybernetycznymi i zagrożeniami związanymi z kradzieżą danych. Istotne jest inwestowanie w zaawansowane systemy ochrony danych i regularne szkolenia pracowników w zakresie bezpieczeństwa informatycznego.

Innym wyzwaniem związanym z e-fakturowaniem w branży TSL jest integracja z istniejącymi już systemami i procesami firmy. Przed wdrożeniem e-fakturowania należy dokładnie przeanalizować obecne systemy i procesy księgowe oraz dostosować je do obsługi elektronicznych faktur. W niektórych przypadkach może być konieczne zintegrowanie systemu e-fakturowania z systemem ERP (Enterprise Resource Planning) lub innymi narzędziami używanymi w firmie. Wymaga to odpowiedniej analizy oraz zaplanowania zmian w celu skutecznego wdrożenia e-fakturowania.

E-faktura – jak ją wdrożyć?

Aby uniknąć błędów wdrożeniowych i zapewnić płynne przejście na e-fakturowanie, warto wziąć pod uwagę kilka praktycznych wskazówek. Po pierwsze, należy przeprowadzić gruntowną analizę i ocenę obecnych procesów księgowych oraz zidentyfikować obszary, które mogą wymagać dostosowania do e-fakturowania. Następnie warto skonsultować się z dostawcami oprogramowania e-fakturowania, którzy mogą doradzić w zakresie najlepszych rozwiązań i pomóc w integracji systemu z istniejącymi narzędziami.

Kolejnym krokiem jest utworzenie wewnętrznych procedur związanych z e-fakturowaniem i przeszkolenie pracowników w ich zakresie, a także upewnienie się, że wszyscy są odpowiednio wyposażeni w umiejętności obsługi nowego systemu. To pozwoli uniknąć błędów i nieporozumień podczas generowania i przetwarzania dokumentów. Przed pełnym wdrożeniem e-fakturowania warto przeprowadzić testy i symulacje, aby upewnić się, że wszystkie procesy działają prawidłowo i zgodnie z oczekiwaniami.

Ważnym aspektem przygotowania się na wprowadzenie obowiązku e-fakturowania jest również świadomość regulacji prawnych i wymogów podatkowych związanych z elektronicznym przetwarzaniem faktur. Należy zapoznać się z obowiązującymi przepisami dotyczącymi cyfrowych faktur, takimi jak np. ustawa o podatku od towarów i usług. Ważne jest, aby poznać wymogi dotyczące formatu, podpisu elektronicznego, przechowywania i udostępniania e-faktur. W przypadku wprowadzenia obowiązku e-fakturowania przez władze podatkowe (1 lipca 2024 roku – dla czynnych podatników VAT, 1 stycznia 2025 roku – dla podatników zwolnionych podmiotowo oraz przedmiotowo z VAT), konieczne jest spełnienie tych wymagań, aby uniknąć potencjalnych kar i sankcji.

Dodatkowo warto zwrócić uwagę na komunikację z kontrahentami i dostawcami. Informowanie partnerów biznesowych o planowanym przejściu na e-fakturowanie oraz zapewnienie im odpowiednich informacji i wsparcia technicznego może ułatwić proces adaptacji wszystkim zaangażowanym stronom.

Podsumowanie

Podsumowując temat e-faktur w branży TSL, system ten przynosi wiele korzyści, takich jak oszczędność czasu i pieniędzy. Jednak wprowadzenie wyżej wymienionego rozwiązania wiąże się również z pewnymi wyzwaniami. Przygotowanie się na wprowadzenie tego obowiązku wymaga analizy obecnych procesów, integracji systemów, inwestycji w zabezpieczenie danych, odpowiedniego przeszkolenia pracowników i świadomości przepisów prawnych. Staranne planowanie i odpowiednie działania mogą pomóc firmom w uniknięciu błędów wdrożeniowych i skutecznym wykorzystaniu potencjału e-fakturowania. Nie możemy również pominąć pozytywnego wpływu na środowisko naturalne. Wdrożenie systemu wspomaga redukcję emisji gazów cieplarnianych, ochronę lasów i oszczędność zasobów naturalnych, takich jak drewno i woda.  Przejście na e-fakturowanie stanowi zatem istotny krok w kierunku ochrony środowiska.