Outsourcing księgowości czy księgowy na etat? Co bardziej się opłaca w 2025 roku
Rosnące koszty pracy, podwyższone składki ZUS i ciągłe nowelizacje podatkowe sprawiają, że przedsiębiorcy coraz częściej kalkulują: czy zatrudnić księgowego na etat, czy zlecić obsługę zewnętrznemu biuru rachunkowemu. Poniżej znajdziesz twarde liczby, ukryte koszty i prostą checklistę decyzji – w realiach 2025 r.
Sygnały, że warto przejrzeć swój model księgowości
- Przychód zbliża się do 2 mln zł rocznie i liczba dokumentów szybko rośnie.
- Obsługujesz kilka stawek VAT, delegujesz pracowników za granicę lub rozliczasz dotacje.
- Zmiany w przepisach (KSeF, JPK, ulgi inwestycyjne) zaczynają Cię przytłaczać.
- Coroczny koszt działu księgowości pochłania 6–8 % Twojego zysku netto.
Pełny koszt księgowego na etat (brutto/brutto)
Składnik kosztu | Miesięcznie | Rocznie |
---|---|---|
Wynagrodzenie zasadnicze (mediana specjalisty) | 8 500 zł | 102 000 zł |
Składki ZUS, FP, FGŚP (≈ 21 %) | 1 785 zł | 21 420 zł |
PPK (1,5 %) | 128 zł | 1 536 zł |
Licencje, komputer, biurko, oprogramowanie | 600 zł | 7 200 zł |
Szkolenia i aktualizacje przepisów | 250 zł | 3 000 zł |
Urlopy i absencje (średnio 2 tyg./rok) | 6 400 zł* | — |
Łącznie | ≈ 17 663 zł | ≈ 135 556 zł |
\*Koszt zastępstw lub nadgodzin w “gorących” terminach składania deklaracji.
Jak liczyć koszt outsourcingu do biura rachunkowego
FinUP rozlicza się procentowo od przychodu:
- KPiR – 0,5 % przychodu,
- Pełna księgowość – 1,5 % przychodu.
Przykład – spółka z o.o. z obrotem 3 mln zł rocznie 3 000 000 zł × 1,5 % = 45 000 zł rocznie → 3 750 zł miesięcznie.
W cenie mieści się prowadzenie ksiąg, deklaracje JPK oraz ZUS, reprezentacja przed urzędami i polisa OC na 1 mln zł.
Porównanie kosztów i wartości (2025)
Kryterium | Księgowy na etat | Outsourcing FinUP |
---|---|---|
Roczny koszt (obrót 3 mln zł) | ~ 135 556 zł | 45 000 zł |
Dostępność w okresach rozliczeń | zależy od urlopów | gwarantowana umową |
Odpowiedzialność za błędy | firma + pracownik | FinUP (OC 1 mln zł) |
Skalowalność przy wzroście obrotu | nowy etat/nadgodziny | % od przychodu |
Dostęp do specjalistów (VAT, CIT, ZUS) | 1 osoba | zespół ekspertów |
Ryzyko i odpowiedzialność
Pracownik etatowy odpowiada materialnie maksymalnie do trzykrotności pensji. Jeśli urząd skarbowy wymierzy sankcję na 200 000 zł, większość kosztu spadnie na firmę. Zewnętrzne biuro rachunkowe ma obowiązkowe ubezpieczenie OC (FinUP: 1 mln zł) – to ono pokrywa skutki własnych pomyłek.
5-krokowa checklista decyzji
- Zsumuj roczny koszt etatu (tabela wyżej).
- Oblicz koszt outsourcingu (0,5 % lub 1,5 % × przychód).
- Oceń ryzyko ewentualnej kary skarbowej i kto ją poniesie.
- Sprawdź, czy w kluczowych momentach (VAT, CIT, ZUS) potrzebujesz pełnej zastępowalności.
- Zadawaj biuru pytania: polisa OC, czas reakcji, zakres reprezentacji.
Case study: „Mini-Produkcja” sp. z o.o.
Firma zatrudnia 22 osoby, obrót 2,8 mln zł.
- 2023: etat + asystent – koszt 128 000 zł/rok.
- 2024: outsourcing FinUP – 42 000 zł/rok (oszczędność 86 000 zł).
- Sporządzanie deklaracji VAT skróciło się z 5 dni do 1 dnia roboczego.
FAQ
Czy outsourcing oznacza utratę kontroli nad dokumentami? Nie. Procesy i terminy określa umowa, a wszystkie kopie dokumentów trafiają zarówno do FinUP, jak i do Ciebie.
Jak szybko mogę wrócić do etatu, jeśli zmienię zdanie? Umowa z FinUP ma miesięczny okres wypowiedzenia; pełną kopię ksiąg przekazujemy klientowi.
Czy FinUP reprezentuje mnie w urzędzie? Tak. Pełnomocnictwa (UPL-1, ZUS-PEL) załatwiamy w Twoim imieniu.
Podsumowanie
Przy przychodzie powyżej pewnego pułapu outsourcing księgowości do sprawdzonego biura rachunkowego zawsze wygrywa z etatem – kosztowo, organizacyjnie i pod kątem bezpieczeństwa podatkowego.
Dowiedz się, ile możesz zaoszczędzić z FinUP – umów bezpłatną konsultację!