Praca zdalna w branży TSL

Jak z powodzeniem pracować zdalnie w branży TSL? Poznaj praktyki, narzędzia i strategie, które pozwolą Ci skutecznie zarządzać zespołem i osiągnąć sukces w pracy na odległość.

W ostatnich latach, wraz z rozwojem technologii, coraz więcej firm decyduje się na pracę zdalną. Branża transportowo-spedycyjno-logistyczna (TSL) również nie jest wyjątkiem. Rozproszony zespół wymaga szczególnego zarządzania. W związku z pandemią COVID-19, rynek transportu i logistyki w Europie doświadczył pewnych wyzwań, ale jednocześnie przyspieszył proces transformacji cyfrowej i zwiększył inwestycje w technologie umożliwiające pracę poza biurem.

Według badania przeprowadzonego przez Eurostat w 2020 roku, około 30% pracowników w Europie korzystało z pracy zdalnej. W branży TSL praca zdalna może być bardziej skomplikowana ze względu na potrzebę bezpośredniego kontaktu z towarem i konieczność przemieszczania się. Niemniej jednak obszar obejmujący pracowników biurowych jest wysoko predysponowany do wdrożenia tzw. home office. 

Rośnie popularność innowacyjnych rozwiązań, takich jak inteligentne systemy transportowe (ITS), których celem jest zwiększenie efektywności transportu i logistyki oraz redukcja zanieczyszczenia środowiska. Wśród nowoczesnych narzędzi znajdziemy również rozwiązania do zautomatyzowanego rozliczania czasu pracy kierowców, a sam list przewozowy w postaci CRM 21 sierpnia 2024 zyska swoją elektroniczną postać. 

W tym artykule przedstawiamy najlepsze praktyki, narzędzia i strategie, które pomogą Ci osiągnąć sukces w pracy zdalnej w branży TSL.

1. Komunikacja i wskazówki

Jednym z najważniejszych elementów pracy zdalnej jest skuteczna komunikacja. W branży TSL, gdzie czas jest kluczowy a jedna pomyłka może kosztować firmę wiele pieniędzy, ważne jest, aby informacje były przekazywane szybko i dokładnie. Warto wybrać jedno narzędzie do komunikacji, takie jak Zoom, Skype lub Google Meet a także narzędzia do zarządzania projektami, takie jak Trello, Asana lub Jira., które pozwoli na szybki kontakt między członkami zespołu.

Warto również regularnie udzielać wskazówek zespołowi, w jaki sposób mogą pracować bardziej efektywnie i skutecznie. Możesz to zrobić poprzez organizowanie spotkań online, gdzie będziesz mógł omówić plany i cele firmy oraz przedyskutować bieżące problemy. Dzięki temu zespół będzie miał lepsze pojęcie o tym, czego oczekujesz od nich i jakie są najważniejsze priorytety.

Check lista

• Regularne spotkania zespołowe: Organizuj regularne spotkania zespołowe, zarówno online, jak i offline, w celu omówienia postępów, wyzwań, celów i planów. Spotkania powinny być strukturyzowane, skoncentrowane i dostosowane do potrzeb zespołu.
• Komunikacja jeden do jednego: Regularnie nawiązuj indywidualne rozmowy z pracownikami, aby omówić ich postępy, wyzwania, cele i ewentualne potrzeby. Zapewnij im przestrzeń do wyrażania opinii i zadawania pytań.
• Używanie różnorodnych narzędzi komunikacyjnych: Wykorzystaj różnorodne narzędzia komunikacyjne takie jak e-maile, platformy do wideokonferencji, komunikatory internetowe (np. Slack lub Microsoft Teams) i intranet, aby zapewnić elastyczność i dostępność komunikacji.
• Jasne i zrozumiałe komunikaty: Upewnij się, że Twoje komunikaty są jasne, zwięzłe i zrozumiałe dla pracowników. Unikaj nadmiernego użycia języka technicznego i upewnij się, że wszyscy rozumieją przekazane informacje.
• Słuchanie i empatia: Bądź aktywnym słuchaczem i okazuj empatię wobec swoich pracowników. Słuchanie ich potrzeb i opinii, a także wykazanie zrozumienia, pomaga w budowaniu zaangażowania i dobrych relacji.
• Klarowne cele i oczekiwania: Ustal klarowne cele (cele SMART) i oczekiwania dla swojego zespołu. Upewnij się, że wszyscy mają pełne zrozumienie co do celów i priorytetów oraz wiedzą, jakie są oczekiwania wobec ich pracy.
• Feedback i uznawanie osiągnięć: Regularnie udzielaj informacji zwrotnej pracownikom i doceniaj ich osiągnięcia. Feedback powinien być konstruktywny i skoncentrowany na rozwoju.
• Kultura otwartej komunikacji: Wspieraj kulturę otwartej komunikacji, w której pracownicy czują się swobodnie wyrażając swoje opinie, zgłaszając problemy i wnosząc pomysły. Twórz atmosferę zaufania i szacunku.
• Konsultowanie się z zespołem: Przy podejmowaniu decyzji, które mają wpływ na zespół, konsultuj się z pracownikami. Pozwól im wziąć udział w procesie podejmowania decyzji i uwzględniaj ich opinie.

2. Narzędzia do pracy zdalnej

Wraz z rozwojem technologii powstało wiele narzędzi, które ułatwiają pracę zdalną. W branży TSL szczególnie przydatne mogą okazać się narzędzia do monitorowania transportu i załadunku. Dzięki nim będziesz miał aktualny wgląd , gdzie znajdują się przesyłki i jakie są szanse na ich dostarczenie na czas. Do takich narzędzi należą m.in. Freightos, Flexport czy ShipMonk.

Check lista:

• Komunikacja online: Skorzystaj z narzędzi do wideokonferencji takich jak Zoom, Microsoft Teams lub Google Meet, aby organizować regularne spotkania zespołowe, rozmowy jeden do jednego i sesje szkoleniowe. Umożliwiają one interakcję w czasie rzeczywistym i lepsze zrozumienie potrzeb i postępów pracowników.
• Komunikacja asynchroniczna: Wykorzystaj narzędzia do komunikacji asynchronicznej takie jak Slack, Microsoft Teams lub e-mail, aby umożliwić pracownikom komunikację na bieżąco, niezależnie od stref czasowych. Daje to elastyczność i możliwość przekazywania informacji w dogodnym dla każdego czasie.
• Narzędzia do zarządzania projektami: Wybierz platformę do zarządzania projektami taką jak Trello, Asana lub Jira, aby śledzić postępy projektów, przypisywać zadania, monitorować terminy i udostępniać informacje o projekcie dla całego zespołu. Ułatwia to koordynację i organizację pracy zdalnej.
• Współdzielenie dokumentów: Skorzystaj z platform do współdzielenia dokumentów takich jak Google Drive, Dropbox lub OneDrive, aby pracownicy mieli dostęp do wspólnych materiałów np. dokumenty, prezentacje i arkusze kalkulacyjne. Ułatwia to kolaborację, edycję w czasie rzeczywistym i zapewnienie, że wszyscy mają dostęp do najnowszych wersji dokumentów.
• Monitorowanie czasu i wydajności: Wykorzystaj narzędzia do monitorowania czasu pracy np. Time Doctor, Toggl lub RescueTime, aby śledzić czas poświęcany na różne zadania i ocenić wydajność pracowników. Umożliwia to skuteczne zarządzanie czasem i identyfikację obszarów do optymalizacji.
• Platformy do współpracy: Wykorzystaj platformy do współpracy np. Microsoft SharePoint, Confluence lub Podio, które umożliwiają dzielenie się wiedzą, tworzenie dokumentacji, tworzenie grup dyskusyjnych i budowanie bazy wiedzy dla zespołu.
• Monitorowanie postępów i cele: Ustal klarowne cele i śledź postępy zespołu przy użyciu narzędzi takich jak OKR (Cel i Wynik Kluczowy), KPI (Wskaźnik Wydajności Kluczowej) lub dashboardy projektowe. To pozwoli na monitorowanie osiągnięć i weryfikowanie czy cele są możliwe do zrealizowania.
• Narzędzia do zespołowego brainstormingu: Skorzystaj z narzędzi do zespołowego brainstormingu takich jak Miro, Mural lub Jamboard, które umożliwiają wspólną pracę nad pomysłami, tworzenie map myśli, diagramów i interaktywnych tablic. To ułatwia generowanie nowych pomysłów i współtworzenie wirtualnych sesji kreatywnych.
• Narzędzia do monitorowania postępów: Wykorzystaj narzędzia do monitorowania postępów w realizacji projektów np. GanttProject, Jira lub Monday.com. Umożliwiają one śledzenie zadań, przypisywanie odpowiedzialności, monitorowanie terminów i ocenę postępów. To pomaga w utrzymaniu harmonogramu i identyfikacji ewentualnych opóźnień.
• Platformy do szkoleń i rozwoju: Skorzystaj z platform do szkoleń online np. Udemy, LinkedIn Learning lub Coursera, aby umożliwić pracownikom rozwijanie umiejętności i kontynuowanie nauki w trybie zdalnym. Dostęp do szerokiej gamy kursów i materiałów szkoleniowych wspiera rozwój zawodowy pracowników.
• Monitoring zdrowia i dobrostanu: Zadbaj o narzędzia do monitorowania zdrowia i dobrostanu pracowników. Aplikacje do monitorowania aktywności fizycznej, medytacji czy dobrego snu pomogą w promowaniu zdrowego stylu życia i zadbają o dobrostan zespołu.
• Systemy do zarządzania błędami: Wykorzystaj systemy do zarządzania błędami takie jak JIRA, Bugzilla lub Trello, aby raportować i śledzić błędy, awarie lub problemy techniczne. To ułatwia zarządzanie zgłoszeniami i zapewnia skuteczną komunikację między zespołem technicznym.
• Narzędzia do analizy danych i raportowania: Skorzystaj z narzędzi do analizy danych takich jak Google Analytics, Tableau lub Power BI, aby monitorować i raportować wyniki, wskaźniki wydajności i trendy. Podejmowanie decyzji na podstawie danych pozwoli na identyfikację obszarów do optymalizacji.
• Kanały komunikacji informacyjnej: Utwórz dedykowane kanały komunikacji informacyjnej takie jak intranet, blog lub newsletter, aby informować pracowników o aktualnościach, projektach, osiągnięciach i ważnych informacjach. To pomaga utrzymać łączność i zapewnia wszystkim dostęp do istotnych informacji.

Ważne jest również dostosowanie narzędzi i strategii do indywidualnych potrzeb i preferencji zespołu. Przeprowadź badanie potrzeb i opinii pracowników dotyczące narzędzi, które najlepiej sprostają ich wymaganiom i umożliwią im skuteczną pracę zdalną. 

Pamiętaj, że skuteczne zarządzanie pracownikami w pracy zdalnej wymaga również elastyczności, zaufania i umiejętności skutecznej komunikacji. Zapewniaj wsparcie i dostęp do szkoleń, aby pomóc pracownikom w dostosowaniu się do pracy zdalnej i umożliwiaj im efektywne wykorzystywanie dostępnych narzędzi.

Również nie zapominaj o elementach społecznych i budowaniu relacji między pracownikami. Organizuj wirtualne spotkania informacyjne, warsztaty, a nawet wirtualne wydarzenia team-building, aby umożliwić interakcję i integrację zespołu, mimo pracy na odległość.

Końcowa strategia i wybór narzędzi będą zależeć od kontekstu, celów organizacji oraz charakteru pracy, ale istotne jest, aby stale oceniać efektywność zastosowanych rozwiązań i dostosowywać je w miarę potrzeb, aby zapewnić skuteczne zarządzanie pracownikami w pracy zdalnej.

3. Predyspozycje

Praca w warunkach domowych wymaga pewnych predyspozycji, które mogą wpływać na skuteczność i komfort wykonywania obowiązków. Należy mieć na uwadze, że sam fakt zapewnienia sobie przez pracownika odpowiednich warunków do pracy i posiadanie umiejętności korzystania z narzędzi wspierających ten tryb jest niewystarczający, kiedy pracownik nie posiada do niej odpowiednich zdolności. 

Oto kilka kluczowych predyspozycji:

• Samodyscyplina: Taka praca często wymaga samodzielnego zarządzania czasem i zadaniami. Ważne jest posiadanie silnej samodyscypliny, umiejętności planowania i konsekwentnego realizowania zadań.
• Organizacja: Istotna jest umiejętność organizacji pracy, zarządzania priorytetami i efektywnego planowania czasu. Zdolność do utrzymania porządku w środowisku pracy i świadomego planowania dnia może znacząco wpłynąć na skuteczność i produktywność.
• Komunikacja: Komunikacja jest kluczowym aspektem pracy zdalnej. Ważne jest, aby być skutecznym komunikatorem zarówno w formie pisemnej, jak i werbalnej. Umiejętność wyrażania swoich myśli, jasnego przekazywania informacji i skutecznego słuchania są niezwykle istotne.
• Samodzielność: Praca zdalna często wymaga samodzielnego podejmowania decyzji i rozwiązywania problemów. Posiadanie umiejętności samodzielnego myślenia, inicjatywy i podejmowania odpowiedzialności za wykonywane zadania jest kluczowe.
• Adaptacyjność: Praca zdalna może wymagać elastyczności i umiejętności dostosowania się do zmieniających się warunków. Ważne jest, aby być otwartym na nowe technologie, zmiany w harmonogramie pracy i różne sytuacje, które mogą wystąpić podczas pracy.
• Umiejętność pracy zespołowej: Praca zdalna nie oznacza, że nie ma miejsca na pracę zespołową. Wiele projektów i zadań wymaga współpracy i współdziałania z innymi. Umiejętność efektywnej pracy zespołowej, wirtualnej komunikacji i budowania relacji jest niezbędna.
• Motywacja i samodzielność: Praca zdalna może wymagać większej motywacji i samodzielności w porównaniu do tradycyjnej pracy biurowej. Istotne jest posiadanie wewnętrznej motywacji do osiągania celów i efektywnej pracy, nawet bez bezpośredniego nadzoru.

Ważne jest zauważenie, że te predyspozycje mogą być rozwijane i doskonalone wraz z praktyką. Osoby, które nie mają pewnych predyspozycji na początku, mogą je wypracować w miarę zdobywania doświadczenia. 

Harrison Assessments jako narzędzie do mierzenia satysfakcji i cech zachowań, które mają wpływ na efektywność pracy pracownika, wspiera także obszar decyzji kto w zespole może pracować w trybie zdalnym ale też komu przyniesie to satysfakcję i pozwoli na efektywną pracę. Poprzez identyfikację kluczowych mocnych stron, najbardziej odpowiednich ról i potencjalnych zakłócaczy świadomie budujesz rozproszony ale efektywny zespół. 

4. Kultura organizacyjna

W pracy zdalnej ważna jest kultura organizacyjna. Zespół powinien wiedzieć, czego się od niego oczekuje i jakie są cele firmy. Dlatego też warto określić jasno cele (np. SMART) i cele wizjonerskie oraz zdefiniować strategię firmy. W ten sposób zespół będzie wiedział, na czym skupić uwagę i jakie zadania są najważniejsze.

Warto również zachęcać do regularnego dzielenia się informacjami i doświadczeniami między członkami zespołu. Można to zrobić poprzez organizowanie spotkań online, dyskusje wewnętrzne lub też dzielenie się wiedzą na specjalnie przygotowanym forum. Dzięki temu zespół będzie miał większe poczucie wspólnoty i będzie lepiej radził sobie w pracy zdalnej.

Check lista

• Wartości i misja: Określ klarownie wartości i misję organizacji. Upewnij się, że są one jasne i zrozumiałe dla wszystkich pracowników. Wartości organizacyjne powinny być podstawą do podejmowania decyzji i działań.
• Zaangażowanie i uczestnictwo: Zachęcaj pracowników do aktywnego uczestnictwa w procesie podejmowania decyzji i rozwijania strategii. Organizuj regularne spotkania, na których można omawiać cele, postępy i wyzwania. Zapewnij przestrzeń do dzielenia się pomysłami i opiniami.
• Zespół i współpraca: Promuj współpracę i budowanie silnych relacji między pracownikami. Organizuj regularne spotkania zespołowe, wirtualne wydarzenia team-building i stwórz okazje do integracji. Wykorzystuj narzędzia do współpracy, takie jak wspólne dokumenty, tablice kanban czy narzędzia do zarządzania projektami.
• Uznawanie i nagradzanie: Doceniaj osiągnięcia i wkład pracowników. Ustanów programy uznaniowe i nagród, aby motywować i nagradzać za wyjątkowe wyniki i zachowania zgodne z wartościami organizacji.
• Elastyczność i zaufanie: Daj pracownikom pełną swobodę w zarządzaniu swoim czasem i sposobem pracy. Załóż, że każdy pracownik działa w dobrej wierze i zaufaj im. Elastyczność i zaufanie są kluczowe dla budowania pozytywnej kultury organizacyjnej.

5. Szkolenia i rozwój

W branży TSL ważne jest ciągłe doskonalenie swoich umiejętności. Warto jest inwestować w szkolenia i rozwój pracowników. Można to zrobić poprzez organizowanie szkoleń online lub też wysyłanie pracowników na specjalistyczne kursy i szkolenia.

Ważne jest również, aby pracownicy mieli dostęp do odpowiedniego sprzętu i oprogramowania, które pozwolą im na wykonywanie swoich zadań w sposób efektywny i bezproblemowy. Warto zapewnić pracownikom odpowiednie szkolenia związane z obsługą i użytkowaniem tych narzędzi.

Check lista:

• Planowanie i dostosowanie szkoleń do potrzeb pracowników zdalnych: Szkolenia powinny być dostosowane do specyficznych potrzeb pracowników zdalnych. Warto zwrócić uwagę na ich umiejętności techniczne oraz na kompetencje miękkie, takie jak zarządzanie czasem, komunikacja czy umiejętność pracy w zespole wirtualnym.
• Przygotowanie treści szkoleniowych w różnych formach: Pracownicy zdalni mogą mieć różne preferencje dotyczące sposobu przyswajania wiedzy. Dlatego warto przygotować materiały w postaci np.ebooków, tradycyjnych książek, audiobooków, wideo, podcastów czy infografik.
• Regularne szkolenia i rozwijanie umiejętności: W pracy zdalnej ważne jest regularne szkolenie się i rozwijanie umiejętności. Dzięki temu pracownicy będą na bieżąco z najnowszymi trendami i technologiami, co w efekcie pozwoli im na lepsze wykonywanie swojej pracy.
• Dostarczanie feedbacku i coaching: Regularny feedback i coaching są kluczowe w rozwoju pracowników. Pracując zdalnie warto zwiększyć częstotliwość spotkań indywidualnych z pracownikami oraz umożliwić im łatwy i szybki dostęp do menedżera.
• Stworzenie programów mentoringowych: Programy mentoringowe pozwalają na skuteczne przekazywanie wiedzy i doświadczenia między pracownikami. W pracy zdalnej takie programy mogą być szczególnie cenne, gdyż pozwalają na budowanie relacji między pracownikami, którzy często pracują w różnych miejscach.

6. Monitorowanie postępu prac

W pracy zdalnej ważne jest regularne monitorowanie postępu prac. W branży TSL, gdzie każda przesyłka / ładunek ma określony czas dostawy, monitorowanie postępu prac ma szczególne znaczenie. Warto korzystać z narzędzi, które umożliwią śledzenie przesyłek w czasie rzeczywistym i pozwolą na bieżąco informować klientów o postępach w realizacji zamówień.

Warto również regularnie przeprowadzać analizy i raporty dotyczące efektywności pracy zespołu. Dzięki temu będzie można ocenić, jakie są mocne strony zespołu i jakie działania należy podjąć, aby poprawić wyniki, a tu z pomocą przyjdzie ponownie Harrison Assessments.

Podsumowanie

Praca zdalna w branży TSL wymaga skutecznego zarządzania zespołem i wykorzystania odpowiednich narzędzi. Ważne jest skuteczne planowanie i koordynacja prac oraz regularna komunikacja zespołu. Warto również inwestować w szkolenia i rozwój pracowników oraz monitorować postępy pracy. Dzięki tym praktykom, narzędziom i strategiom, można skutecznie zarządzać zespołem i z sukcesem rozwijać organizację w branży.