Zmiany w wynagrodzeniach kierowców

Pakiet mobilności: rewolucja na drogach Europy

Występujące w ostatnich latach zmiany w wynagrodzeniach kierowców są efektem wprowadzenia tzw. Pakietu mobilności. Jest to zbiór zmian mających na celu unormowanie transportu drogowego na terenie Unii Europejskiej, poprzez zmianę już obowiązujących przepisów,  zapewniając ujednolicenie oraz poprawę warunków pracy kierowców, jak również uczciwą konkurencję
w sektorze transportu drogowego.

Wprowadzony już w 2020 r. zapoczątkował wiele zmian, które mają potrwać aż do 2026 roku. Największe kontrowersje wzbudziły uregulowania wprowadzone w lutym 2022 r. traktujące zagraniczny wyjazd kierowcy nie jako podróż służbową, lecz oddelegowanie. To oznaczało, że kierowcy nie otrzymywali już diet ani ryczałtów, co było dodatkowym obciążeniem dla firm. Od tego czasu weszły w życie również przepisy, które zobowiązywały firmy do wypłacania kierowcom wynagrodzeń zgodnych z przepisami kraju, w którym wykonywana jest usługa.

Zmiany od 19 sierpnia 2023 r

Wprowadzone w 2023 r. uregulowania Pakietu mobilności mają na celu odciążenie przedsiębiorców działających w branży transportu międzynarodowego. Oto co następuję:

1. Pojawiła się możliwość wypłaty wynagrodzeń dla kierowców delegowanych w dwóch ratach. Więcej informacji pod adresem:  https://fin-up.pl/blog/zmiany-w-terminach-wyplaty-wynagrodzenia-dla-kierowcow-co-musisz-wiedziec/

• W przypadku kierowców, których miesięczny przychód jest wyższy niż przeciętne wynagrodzenie (w 2023 r –  6935 zł brutto*), możliwe jest odliczenie od podstawy składek na ubezpieczenie społeczne liczby dni pobytu za granicą. Tzw. wirtualne diety  zostały zastąpione stałą kwotą wynoszącą 60 euro za każdy dzień pobytu za granicą. W sytuacji pobytu krótszego niż 8 godzin, należy uwzględnić 1/3 kwoty, natomiast gdy pobyt będzie trwać od 8 do 12 godzin wówczas odliczamy 1/2 kwoty.  Należy przy tym pamiętać, że do pobytu za granicą nie zalicza się urlopu wypoczynkowego, urlopu bezpłatnego, jak również okresu przebywania na zwolnieniu lekarskim.
• Pracodawcy mogą skorzystać z benefitu w postaci zwolnienia z opodatkowania i oskładkowania, należnych do zwrotu, poniesionych przez kierowcę kosztów:
  • noclegu – w trakcie regularnych okresów odpoczynku,
  • podróży do miejsca rozpoczęcia międzynarodowego przewozu drogowego środkami transportu innymi niż pojazd będący w dyspozycji pracodawcy lub podmiotu, na rzecz którego kierowca wykonuje międzynarodowy przewóz drogowy,
  • niezbędnych udokumentowanych wydatków określonych lub uznanych przez pracodawcę lub podmiot, na rzecz którego kierowca wykonuje międzynarodowy przewóz drogowy, odpowiednio do uzasadnionych potrzeb w wysokości nieprzekraczającej kwoty wydatków faktycznie poniesionych i udokumentowanych przez kierowcę tj. np. przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania, miejsca parkingowe itp.
  • sanitariatów – pojawia się możliwość zwrotu nieudokumentowanych kosztów korzystania z urządzeń sanitarnych, bazujący na średnich cenach takich usług w krajach, w których kierowca wykonuje swoje zadania,

W tym miejscu należy zwrócić uwagę na kilka ważnych kwestii. Po pierwsze zwrot powyższych kosztów w całości zostaje nieopodatkowany, natomiast brak oskładkowania ma miejsce jedynie po osiągnięciu przez kierowcę przeciętnego wynagrodzenia. Oznacza to, że po osiągnięciu przez kierowcę wynagrodzenia brutto w wysokości 6 935,00 zł, pracodawca będzie mógł obniżać wymiar składki na ubezpieczenie społeczne. Po drugie decydując się na korzystanie w firmie z możliwości zwrotu nieudokumentowanych kosztów na sanitariaty należałoby uwzględnić te uregulowania w wewnętrznych procedurach/regulaminach, gdyż nie są to obowiązkowe rozwiązania. Warto jednak zastanowić się nad wysokością średnich kosztów tego typu w krajach, w jakich firma wykonuje przewozy i na tej podstawie określić kwotę zwrotów. Ustalić czy będziemy przyjmować stałą, jednakową dla wszystkich Państw kwotę za każdy dzień pobytu za granicą, czy też kwota ta będzie proporcjonalna do liczby diet, a może przyjmiemy różne kwoty wg kraju pobytu. W dokumentacji najlepiej uwzględnić również sposób zwracania poniesionych przez kierowców kosztów – gotówką, przelewem, czy doliczając do listy płac. Kwestią o jakiej również należy pamiętać jest świadomość, że gdy kierowca korzysta z regularnego tygodniowego okresu odpoczynku minimum 45 godz., wówczas nie naliczamy sanitariatów. Zgodnie z unijnym rozporządzeniem 561/2006 dotyczącym warunków socjalnych w transporcie pracodawca musi wówczas kierowcy zapewnić odpoczynek w miejscu z zapleczem sanitarnym.

 Czym są udokumentowane koszty?

Zgodnie z przepisami pracownik rozliczając poniesione, niezbędne wydatki związane z podróżą służbową, określone lub uznane przez pracodawcę powinien załączyć rachunki, faktury, bilety. Jednak co w sytuacji, gdy pracownik nie jest w stanie ich udokumentować? Przepisy pozwalają wówczas na skorzystanie z oświadczenia o poniesionych kosztach wyjazdu zagranicznego i przyczynach braku jego udokumentowania. Dla celów rachunkowych, oświadczenie pracownika może być uznane za dowód księgowy pod warunkiem, że spełnia warunki dla dowodów księgowych.

• Ujednoliceniu ulega również kwota pomniejszenia podstawy do PIT. Zamiast dotychczasowych 30 % wartości wirtualnych diet wprowadza się stałą kwotę 20 euro za każdy dzień pobytu za granicą, niezależnie od kraju w którym przebywa kierowca.  W przypadku pobytu krótszego niż 8h  należy uwzględnić 1/3 kwoty, a w przypadku pobytu od 8h do 12h – 1/2 kwoty. Udogodnienie to dotyczy również kierowców zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych, tak więc pomniejszeniu podlegają zarówno przychody uzyskiwane ze stosunku pracy, jak i umowy zlecenia.

Przepisy nie mają zastosowania do kierowców  w określonych rodzajach transportu:

• Transport rzeczy – jeżeli dopuszczalna masa całkowita pojazdu wraz z przyczepą lub naczepą nie przekracza 3,5 tony.
• Transport międzynarodowy i kabotażowy – jeżeli dopuszczalna masa całkowita pojazdu wraz z przyczepą lub naczepą nie przekracza 2,5 tony.
• Transport osób – jeżeli pojazd jest skonstruowany lub przystosowany do przewozu nie więcej niż dziewięciu osób, włącznie z kierowcą.

Nowe uregulowanie nie dotyczą również kierowców prowadzących pojazdy wymienione w art. 29 ustawy, w art. 3 rozporządzenia (WE) nr 561/2006 oraz w art. 2 ust. 2 Umowy AETR.”;

Wprowadzone przepisy niosą jednak za sobą również wiele pytań i wątpliwości. Większość z nich dotyczy technicznych aspektów wprowadzenia nowych sposobów rozliczania wynagrodzeń kierowców. Rodzą się pytania w jaki sposób rozliczyć wynagrodzenia sierpniowe jeżeli zmiany wprowadzane są w trakcie trwania miesiąca, jak liczyć diety w sytuacji, gdy podróż zagraniczna zaczyna się np. w poniedziałek wieczorem, a kończy we wtorek rano, co dokładnie można zaliczyć do nieudokumentowanych sanitariatów itp.  Co więcej duża część programów do rozliczania wynagrodzeń kierowców nie jest w pełni przygotowana na wprowadzone zmiany. Warto więc przyjrzeć się posiadanym programom i wprowadzonych rozwiązaniom, a w razie wątpliwość skontaktować się z dostawcą, w celu ich wyjaśnienia.

*wysokość przeciętnego wynagrodzenia. Według dodanego do art. 2 ustawy o czasie pracy kierowców pkt 8, przeciętne wynagrodzenie to prognozowane przeciętne wynagrodzenie miesięczne na dany rok kalendarzowy, ogłoszone w trybie art. 19 ust. 10 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych.

Podstawa prawna:

Ustawa z dnia 28 lipca 2023 r. o delegowaniu kierowców w transporcie drogowym – Dz.U.2023.1523

Ustawa z dnia 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców – Dz.U.2022.0.1473 t.j. [

USTAWA z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych – Dz.U.2022.2647 t.j. z dnia 2022.12.16

Rozporządzenie 561/2006 w sprawie harmonizacji niektórych przepisów socjalnych odnoszących się do transportu drogowego oraz zmieniające rozporządzenia Rady (EWG) nr 3821/85 i (WE) 2135/98, jak również uchylające rozporządzenie Rady (EWG) nr 3820/85 – Dz.U.UE.L.2006.102.1